Software de gestão 360º de espaços.
A Dehouse opera espaços de coworking. Construímos o sistema que gere a ocupação, as subscrições, a faturação recorrente, a tesouraria e o balcão, com um agente de IA a acompanhar o desenvolvimento do próprio produto.
Vender espaço é vender tempo. E o tempo fatura-se todos os meses.
Cada cliente tem uma subscrição com renovação, um espaço atribuído, colaboradores associados e consumos ao balcão. Todos os meses tudo isso tem de virar fatura, e a ocupação real tem de estar visível antes de se prometer uma sala.
A ocupação era prometida de memória, e as salas ficavam reservadas acima da capacidade.
As renovações eram seguidas à mão, e as subscrições a expirar apareciam tarde.
A faturação mensal era reconstruída cliente a cliente, todos os meses.
As vendas de balcão e as faturas de fornecedor chegavam à contabilidade semanas depois.
A ocupação vivia numa folha, as renovações na cabeça de quem geria o espaço, e a faturação mensal era reconstruída à mão, cliente a cliente.
Vários espaços. Um sistema. Oito áreas.
Espaços, clientes, subscrições, balcão, faturação, tesouraria, operações e desenvolvimento correm na mesma base de dados, com acesso por perfil e por espaço.
Vários espaços, recursos, capacidade e reservas no mesmo modelo de ocupação.
Registo de cliente com os seus colaboradores e histórico completo.
Planos, renovações, transições de estado e controlo de validade.
Ponto de venda ligado ao cliente, ao espaço e ao documento fiscal.
Recibos mensais gerados por rotina, com IVA aplicado.
Bancos, movimentos, categorização e reconciliação.
Fornecedores, contratos, pedidos de despesa e aprovações.
Agente de IA, quadro de funcionalidades e memória de produto.
A ocupação é calculada, a renovação acontece, a fatura emite-se. Ninguém tem de se lembrar.
A ocupação real, por espaço e por recurso.
Salas, secretárias fixas e postos flexíveis com capacidade própria. O sistema valida a capacidade antes de aceitar a reserva e mostra a taxa de ocupação de cada espaço.
A faturação mensal deixou de ser um trabalho.
As renovações são processadas por rotina e os recibos do mês são gerados automaticamente. As subscrições mudam de estado por regra, com as reservas a seguir atrás.
Faturas lidas, movimentos reconciliados.
As faturas de fornecedor são extraídas por IA e validadas contra o registo. Os movimentos bancários são categorizados e reconciliados, e cada despesa aprovada move o saldo do banco.
O que se consome no espaço entra na conta certa.
O balcão registra vendas e consumos ligados ao cliente e ao espaço, com o documento fiscal a seguir a ligação contabilística de cada espaço.
O trabalho que exigia memória passou a acontecer sozinho.
A reserva é validada contra o recurso antes de ser aceite, não depois da reclamação.
Renovações e recibos correm por rotina, sem reconstrução no fecho.
As faturas são lidas à chegada e os movimentos reconciliados no mesmo dia.
“Sabemos o que está livre antes de prometer uma sala, e o mês fatura-se sozinho. Deixámos de fechar contas ao domingo.”
Construído para durar dentro da empresa.
Uma aplicação, uma base de dados, acesso por perfil e por espaço, e integrações com o que a operação já usava.
